Papírmentes iroda létrehozása informatikai rendszerek bevezetésével

Balogh Dániel (2021) Papírmentes iroda létrehozása informatikai rendszerek bevezetésével. Pénzügyi és Számviteli Kar.

	PDF Szakdolgozat végleges.pdf Hozzáférés joga: Csak az archívum karbantartója nyithatja meg (titkosított dolgozat - engedéllyel) until 2026. Május 12.. Download (1MB)
	PDF Titkosítási kérelem.pdf Hozzáférés joga: Csak nyilvántartásba vett egyetemi IP címekről nyitható meg Download (366kB)
	PDF Témavázlat és összefoglalás.pdf Hozzáférés joga: Csak az archívum karbantartója nyithatja meg (titkosított dolgozat - engedéllyel) until 2026. Május 12.. Download (251kB)

Absztrakt (kivonat)

AbsztraktA 20. században rohamos fejlődésnek indult az informatika világa, amely fejlődés az üzleti életre is kihatott. A személyi számítógépek megjelenésével párhuzamban a vállalati folyamatok is fejlődtek. Azon szervezetek, melyek nem fejlesztették saját folyamataikat az IT fejlődésével lépést tartva, komoly hátrányba kerültek az innovatív vállalatokkal szemben. A kilencvenes években megjelentek az ERP rendszerek, amelyek akkor még csak a világ legnagyobb vállalatainak voltak elérhetőek. Mára csak a kisvállalatok engedhetik meg maguknak a vállalatirányítási rendszerek nélkülözését. Napjainkban a digitális megoldásoknak köszönhetően a papír használata szinte teljes mértékben elhagyható lenne bármely szervezetnél, mérettől függetlenül.Kutatásomat egy biztonságtechnikával foglalkozó középvállalatnál végeztem. A vizsgált szervezetnél már több, mint egy éve dolgozom gazdasági informatikusként. Ez az idő elég volt arra, hogy körvonalazódjon számomra, hogy mik is az első számú problémák a cég informatikai rendszereit tekintve. A problémák abból adódtak, hogy a szervezet kisvállalkozásként indult, de a gyors növekedés miatt hamar középvállalattá nőtte ki magát. Ebből adódóan bizonyos esetekben meghagyta a papírhasználatot. A szervezet méretbeli változásait nem mindig követték a modernizálási folyamatok. Míg egy kisvállalat könnyebben működik szabályozott folyamatok nélkül, addig egy közép, vagy nagyvállalat nem képes sokáig fennmaradni szabályozott működés nélkül. Mióta a probléma megfogalmazódott, azóta minden egyes gazdasági lépést próbál feltérképezni a vállalat, hogy foganatosítsa a fejlődési lépéseket.Mára a kor technikai adottságai lehetővé tennék, hogy a szervezet összes folyamata digitalizálva legyen és ne kelljen papírmunkával foglalkozni senkinek.A téma személyes aktualitása abban nyilvánul meg, hogy fontos számomra a környezet védelme, és emiatt szerettem volna minimalizálni a fölösleges papírhasználatot szervezetünkön belül. Azonban nem ez az egyetlen szempont, amelyet a szakdolgozatomban figyelembe vettem. A szakmai aktualitás a hatékonyságnövelésben rejlik, mely a digitalizációútján következik be. A 21. században már nem engedheti meg magának egy szervezet, hogy több alkalmazottja is papírmunkával töltse az értékes munkaidejét. Minden egyes folyamatot, amit egy szervezeten belül automatizálni lehet, automatizálni is kell, hogy a felhasználók motiváltak legyenek az új fejlesztések terén és ne fölösleges nyűgnek tekintsék az informatikaifejlesztéseket. Abban az esetben, ha egy folyamat a frissítés után nehézkesebb munkavégzést eredményez, akkor a legtöbb dolgozó vissza fog térni a korábbi megoldás a menetéhez.A vizsgált szervezet vállalatirányítási rendszere a Dynamics NAV (Navision), a folyamatvezérlője pedig a Flowtion. Utóbbira azért volt szükség, mert a Navision csak statikus adatok kezelésére alkalmas, folyamatokat nem tud kezelni. A gazdasági igazgató víziója az volt, hogy a vállalat összes folyamata kontrollálva legyen és ennek céljául lett bevezetve a Flowtion. A Flowtion egy 5-10 főből álló magyar kisvállalat kezében van, amely fő tevékenysége a számítógépes programozás, illetve tanácsadás. A Flowtiont megelőző években a vizsgált szervezetnél bevezetésre került a THEREFORE dokumentumtár, mely folyamatvezérlő nélkül csak egy adathalmaz volt. Az ajánlatok, szerződések, szállítólevelek itt voltak eltárolva, de nehéz volt projektmenedzselés szempontjából számontartani, hogy épp milyen szakaszában áll egy ajánlat vagy egy szerződés.Szakdolgozatomban kvantitatív kutatási módszert alkalmaztam. Ezt egy kérdőív segítségével valósítottam meg, amit a szervezet alkalmazottjai töltöttek ki. A kérdések a bevezetett informatikai rendszerek hatékonyságáról és a papírhasználatról szóltak, illetve a COVID-19 járvány hatásairól a munkahelyi szokásokat tekintve.A kutatás eredménye az, hogy akik korábban csak kényelmi szempontok miatt nyomtattak ki bizonyos dokumentumokat, miközben a szervezet folyamatai nem követelték volna meg azt, azoknál megszűntette a papírfogyasztást a kialakult járványhelyzet. Az informatikai rendszerek bevezetése pozitív hatással volt a szervezeten belüli folyamatokra, mert az implementációjuk által a dolgozók kevesebb időt töltöttek papírmunkával. A szervezetnél még nem teljesen sikerült megvalósítani teljes digitalizációt, mert a papírmentes iroda egyelőre még nem valósult meg.Folyamataink a szállítói oldalról ma már nem igényelnének papírt, csak az ügyfelekkel szembeni előzékenységből nincs még teljesen kivonva a papírhasználat az irodából. Vannak régimódi szervezetek, akik technikai lemaradottságból nem szeretnének elektronikus úton intézni az ügyeiket. Jó hír, hogy néhány éven belül számukra is meg fog szűnni a papír alapú számlázás lehetősége, elvégre a NAV egyre több adatot kér be elektronikus úton, és többletmunkát fog jelenteni, mind a magánemberek, mind a vállalatoknak, hogy elektronikus és hagyományos papíros megoldással is számlázzanak.Ugyan a Business Analyst munkacsoportra – amelynek célja, hogy a piac elvárásainak megfelelő informatikai megoldásokkal korszerűbbé tegye a cég működését – még sok munka vár a jövőben, érdemes összegezni az eddig elért sikereit. A gazdasági folyamatokat tekintve az összes szállítói folyamatot már lefedte a Flowtion, illetve a mindennapi élethez szükséges dolgokat is ellátja a vevői oldalról. A jövőben a szállítói oldalon már csak kényelmi funkciókat kell javítani. A vevői szerződések jelenleg csak eltárolásra kerülnek, nincsen automatizálva a folyamat. Az, hogy elektronikus vagy papíros formában készülnek még nagyon változó. A kutatásom fő tanulsága az, hogy a digitális aláírások hiánya okozhatja a papírmentesség bukását.Az elektronikus aláírások elterjedése, országos szinten vissza fogja szorítani a papírhasználatot. Ez a technológia már minden vállalatnál legalább gondolati szinten felmerült, vagy legalábbis fel kellett volna merülnie. Az elektronikus számlázás ellen nem szól semmilyen érv, így előbb vagy utóbb erre is át fognak állni a szervezetek, és ezzel is csökkenteni fogják a káros papírhulladék tömeges termelését.A kutatási eredményeim fontosak lehetnek minden magyar KKV-nak. Mind etikai szempontból, hogy csökkentsék a papírpazarlást, mind hatékonysági szempontból, hogy az alkalmazottak ne töltsenek sok időt papírmunkával. A vezetőknek egy átlátható informatikai rendszer segítségével könnyebb kontrollálni a dolgozóikat, és nem is kell örökös harcot vívniuk a szabályok betartatásáért. Feltett szándékom, hogy a szervezetnél a közeljövőben a Business Analyst csapat működésének köszönhetően elérjük a papírmentes irodát, és remélem, hogy előbb-utóbb az összes hazai vállalat csatlakozik ezen fontos cél támogatásához.

Intézmény

Budapesti Gazdasági Egyetem

Kar

Pénzügyi és Számviteli Kar

Tanszék

Gazdaságinformatika Tanszék

Tudományterület/tudományág

NEM RÉSZLETEZETT

Szak

Gazdaságinformatikus

Mű típusa:	diplomadolgozat (NEM RÉSZLETEZETT)
Kulcsszavak:	alapismeretek, ábraelemzés, ERP rendszerek, folyamat modell, integrált információs rendszer(ek), integrált vállalatirányítás, kis- és középvállalkozás - KKV
SWORD Depositor:	Archive User
Felhasználói azonosító szám (ID):	Archive User
Rekord készítés dátuma:	2021. Szep. 22. 10:10
Utolsó módosítás:	2021. Szep. 22. 10:10

Actions (login required)

Tétel nézet