Digitalizáció hatása egy vállalat működésére – Szerződéskezelés

Csekei Boglárka (2021) Digitalizáció hatása egy vállalat működésére – Szerződéskezelés. Pénzügyi és Számviteli Kar.

	PDF Csekei_Boglarka_ZH5MYK_GIF_LOG.pdf Hozzáférés joga: Csak nyilvántartásba vett egyetemi IP címekről nyitható meg Download (2MB)
	PDF BA_O_Csekei_Boglárka.pdf Hozzáférés joga: Csak nyilvántartásba vett egyetemi IP címekről nyitható meg Download (584kB)

Absztrakt (kivonat)

Szakdolgozatomban bemutattam, hogy, a digitalizáció a negyedik ipari forradalom óta folyamatosan egyre nagyobb teret hódít magának, ezzel párhuzamosan befolyásolja a mindennapi éltet is. A 21. századra ez a fejlődés annyira felgyorsult, hogy néha már követni is nehéz a nagyléptékű változásokat világunkban. Magyarországot kitekintve, a kutatások alapján egyértelműen kimutatható volt, hogy a digitalizáció a vállalatok sikerének egyik kulcsa. Több statisztikai adat arra vélt következtetni, szükségük van rá amiatt, hogy sikeresek tudjanak maradni, a versenyszférában helyt tudjanak állni. Ezzel természetesen a vállalatok is tisztában vannak, egész pontosan 83%-uk szerint jelent versenyelőnyt. A digitalizációra vonatkozó DESI mutató esetében kiderült, hogy jelenleg hazánk mennyire fejlett ebből a szempontból a többi EU-s országokhoz képest. 2020-as évben Magyarország nincs a legideálisabb helyen, a 28-ból a 21. helyen található. Azonban jó úton van a fejlődés felé. Már jelenleg is kidolgozás alatt vannak a jövőbeli fejlesztések, ezáltal jó eséllyel kerülhet országunk előrébb a DESI mutató szerinti rangsorba. Ez a fejlődés cégekre is kihatással van, akik törekszenek a vállalatuk munkafolyamatainak egyszerűsítésére digitalizációs lépésekkel. Az egyik ilyen a dolgozatomban bemutatott elektronikus szerződéskezelő rendszerek alkalmazása. A digitalizációnak ez a fajtája elengedhetetlen volt a vállalat felépítésének ismeretében, ugyanis egy nagyobb volumenű cég hatékonyan tudja kihasználni a szerződéskezelésnek ezt a fajta formáját. Ezzel eredményesebbé, gyorsabbá és egyszerűbbé vált a munkavégzés, a folyamatokban érintett munkavállalók számára. A korábban két-három hétig tartó folyamatot, ezzel a módszerrel négy-öt napra redukálták. Nemcsak a szerződések digitális formában tárolása nyújtanak lehetőséget az ESZR-ek, hanem számos workflow folyamat alkalmazását is biztosítja. Ilyenek a szerződés véleményezése/köröztetése, szignálása. Ezek szintén a munkafolyamat gyorsaságát segítik elő, nincs már szükség a papír nyomtatvány többszöri elküldésére, elegendő a rendszerben az illetékes személynek átadni a feladatot. Az ELO rendszer esetében bemutatásra került a teljes szerződéskelelési folyamat. Először a workflow folyamatok mennek végbe, majd megkezdődik a szerződés helyének létrehozása. Az osztályra tagolt rendszer végett ki kell választani a megfelelő helyet, majd a szerződés mappája kerül létrehozásra, ezt követően pedig a digitálizált verzió is feltöltésre kerül. Ezekben az esetekben több szerződéses adat megadadására van lehetőség, ezáltal minden szerződés könnyen beazonosítható lesz. Végezetül pedig az Excel segítségével történő nyilvántartásba is felkerülnek az adatok és a szerződés lefűzhető lesz. A szerződések lezárására is külön kitértem, mely akkor következik be, amikor a benne foglalt szolgáltatások/tételek teljesültek és az összeg is teljes egészében kiszámlázásra került. SRM rendszer esetében a beszerzési igény elindításával van lehetőség egy szerződést létrehozni, melynek folyamatait nagyrészt a beszerző munkatársak látják el. A szerződéstervezet és a szerződéskezeléssel kapcsolatos folyamatok sikeres lezárta után a szerződés itt a szerződéses bizonylathoz kerül feltöltésre mellékletként. Mindkét rendszer jelenleg is megfelelően látja el a cégen belüli folyamatokat, azonban dolgozatomban ismertettem néhány hasznos fejlesztési javaslatot, melyeket PDCA modelleken keresztül mutattam be. A fejlesztések elősegítenék a gördülékenyebb, kevesebb hibaszámmal előforduló munkavégzést. A felhasználó által végzett manuális folyamatokat a rendszer végezné el. Dolgoztatom megírása során napi felhasználója voltam ESZR-en belül a ELO rendszernek. Feladataim végzése közben folyamatosan tanulmányoztam a rendszer működését és annak hiányosságait, ezt ösztönzött arra, hogy ebből a témából írjam szakdolgozatomat. Az ELO rendszer esetében több rubrika fejlesztését vázoltam fel. Egyrészt a szerződés megnevezése esetén a több felosztásos módszert vélném hasznosabbnak, ugyanis több esetben tapasztaltam már, hogy véletlen a szerződést rögzítő munkatárs elírt valamint a szerződés nevében, ezáltal nem találtam a keresés során a szerződést. Emiatt javasoltam, hogy különböző korlátok között kerülhessen rögzítésre a név, ezzel elkerülhető lenne bármiféle elírás. Második fejlesztésként a szerződés értékének megadásánál az időszakos elosztást szemléltettem. Ez keretszerződés esetében, akkor lenne hasznos, hogyha előre meghatározott időszakban azonos összegek kerültek megadásra a szerződésben. Ezzel az ELO integrálná az adatokat az SAP-ba így szintén sok idő spórolható meg a munkavégzés során. Harmadik esetben a szerződés digitalizált változatának feltöltésénél is úgy gondolom, hogy a több verzió feltöltése egyszerűsíti a munkafolyamatot. Jelenleg nincs lehetőség új verzió feltöltésére, emiatt ha valaki rossz pdf-et importál (és aktívvá teszi a szerződést) a teljes szerződésfeltöltési folyamatot újra kell indítani. Utolsó javaslatom a szerződések lezárására vonatkozott, ugyanis lényegesen csökkenthető lenne a munkába fektetett idő, hogyha a rendszer oly módon lenne fejlesztve, hogy az SAP-ELO kapcsolatot kihasználva automatikusan végrehajtódna ez a lépést. Keretszerződés esetében a teljes keretösszeg kimerülésével kerülne lezárt státuszúvá a szerződés, vevőrendelés esetében pedig egyből a számlázás után. SAP-SRM tekintetében a folyamatok sokasága miatt az e-mailen történő értesítő bevezetésének javaslatát vázoltam fel a folyamatjavítási modell segítségével. Ezzel a munka könnyebben követhetőbbé válna és a rendszerben nem lenne szükség a többszöri ellenőrzésre. A papír alapú és elektronikus szerződéskezelő rendszereket összehasonlítva összességében az a konklúzió vonható le, hogy a jelenlegi megoldás bizonyul hasznosabbnak, ezzel pedig a papír alapú tárolás vélhetőleg a közeljövőben elhagyható lesz.

Intézmény

Budapesti Gazdasági Egyetem

Kar

Pénzügyi és Számviteli Kar

Tanszék

Gazdaságinformatika Tanszék

Tudományterület/tudományág

NEM RÉSZLETEZETT

Szak

Gazdaságinformatikus

Mű típusa:	diplomadolgozat (NEM RÉSZLETEZETT)
Kulcsszavak:	DESI, digitalizáció, Eletornikus szerződéskezelő rendszer, PDCA, szerződés
SWORD Depositor:	Archive User
Felhasználói azonosító szám (ID):	Archive User
Rekord készítés dátuma:	2021. Szep. 22. 09:59
Utolsó módosítás:	2021. Szep. 22. 09:59

Actions (login required)

Tétel nézet