Magas szintű külföldi delegációk magyarországi fogadása és programjának szervezése az Albán Nagykövetségen keresztül

Szőcs Adél (2021) Magas szintű külföldi delegációk magyarországi fogadása és programjának szervezése az Albán Nagykövetségen keresztül. Külkereskedelmi Kar.

PDF SZAKDOLGOZAT.pdf Hozzáférés joga: Csak nyilvántartásba vett egyetemi IP címekről nyitható meg Download (2MB)

Absztrakt (kivonat)

SZINOPSZIS   A Gazdaságdiplomácia szakirányon tanult tantárgyak érdekessége vezetett ahhoz, hogy szakdolgozatomnak rendezvényszervezéssel kapcsolatos témát válasszak, hiszen e tantárgyak során számos vendégelőadót hallgathattunk meg, akik meglehetősen érdekes előadást tartottak a változatos tananyag mellett. Döntésemben az is segített, hogy szakmai gyakorlatom idejére felvételt nyertem az Albán Nagykövetséghez, ahol felajánlották segítségüket a diplomamunkámhoz. Eredetileg egy aktuális esemény szervezésének elemzését terveztem dolgozatomban, ahol egy Szkander bég szobrot avattak volna fel a budapesti Vajdahunyad váránál, ami a történelmi múlt miatt is jelentős diplomáciai esemény lenne mind a magyar, mind az albán fél részéről is, de a 2020-as vírushelyzetre való tekintettel a szóban forgó avatás, ezáltal a delegáció fogadás nem történhetett meg sem az eredeti (április), sem az új (szeptember 11.) időpontban. Ezért úgy határoztam, hogy bemutatom a tervezett, de lefújt esemény előkészületeit, mivel a szoboravatás időpontja előtt egy héttel mondta le a Budapesti Főpolgármesteri Hivatal a közeljövőben tartandó diplomáciai eseményeket, valamint néhány múltbéli eseményt részletezek a munkámban, mint példának véve Ilir Meta albán köztársasági elnök úr 2018-as, többnapos látogatását Magyarországon, amely folyamán számos hivatalos és nem hivatalos programon vett részt, valamint Gent Cakaj miniszter úr látogatása, ami azért is fontos, mert két szerződés is köttetett magyarországi tartózkodása alatt, amit ő és Szijjártó Péter külgazdasági és külügyminiszter írt alá a két ország nevében. Szakdolgozatom készítése során az események bemutatásához a budapesti Albán Nagykövetség első titkárának, Ilir Qorri-nek a segítségével számos mélyinterjú során jutottunk el oda, hogy minden általa fellelhető és publikusnak vélt protokolláris információ számomra átadásra kerüljön. Mindenekelőtt a dolgozatomhoz az általam készített kérdőív kitöltési eredményei által kapott információkat elemeztem, amikkel betekintést nyerhetünk különböző korosztályú és végzettségű emberek ismeretébe olyan témákban, mint egy Nagykövetség feladatai, vagy hogy ki is volt az a Szkander bég nevezetű történelmi személy. A kérdőívet azért készítettem és használtam fel, hogy megcáfoljam (vagy éppen alátámasszam) azt az állítást, miszerint az emberek a kisebb országokról meglehetősen hiányos tudással rendelkeznek. Ezután szeretném bemutatni, hogy a szoboravatás lemondott ceremóniája előtt egy héttel hogyan állt a szervezés, mi volt vagy éppen mi nem volt még pontosítva, milyen módosítások történtek úgymond az utolsó pillanatokban, valamint a szakdolgozatom második részben pedig a már említett események kerülnek elemzésre. Dolgozatom legfőbb célja, hogy bemutassam, mi a különbség különböző rangú delegációk fogadása között, hiszen lesz szó köztársasági elnök érkezéséről, de országunk vendégül látta az albán parlamenti Külpolitikai Bizottság elnök asszonyát is, ahol majd látni fogjuk, hogy vannak különbségek más eseményhez képest. Vizsgamunkám elkészültéhez az Albán Nagykövetség segítségét, egy volt Külgazdasági és Külügyminisztériumi dolgozóval készített interjút, egy általam készített kérdőívet, magyar szakirodalmakat, online cikkeket, valamint egyetemi tanulmányaim során szerzett ismereteimet használtam fel. A magas állami beosztáson lévő képviselőknél fontos, hogy milyen tisztséget visel valaki. Észrevehettük, mint alapvető különbséget, a vörös szőnyeg használatát. Míg a köztársasági elnök esetében mindenhol leterítették, a Parlamenti Külpolitikai Bizottság elnök asszony esetében már nem is volt jelen. A szervezés összességében inkább attól függ, ki és milyen rangú személy érkezik, nem a napok számának függvényében. Természetesen egy pár órás látogatás esetén nincs szükség szálláshelyre, de ebben az esetben is készen kell állni arra, hogy ha a küldött szükségét érzi egy pihenőnek, és amennyiben van rá idő is, biztosítanunk kell nekik a lehetőséget az igényeiknek a kielégítésére. A szervezés az érkezés napjától meghatározhatatlan idővel hamarabb kezdődik el, hiszen van olyan, hogy már hónapokkal előtte eljut a fogadó ország protokollosaihoz az információ, és kezdhetik a szervezést, de van olyan eset is, amikor csak pár héttel hamarabb tudják meg a részleteket, de ennek ellenére a kitűzött dátumra készen kell állniuk. Fontos, hogy a delegáció mellett mindig legyen protokollos, hiszen, ha a küldöttség egyik tagja egy hirtelen ötlettel áll elő, vegyük például azt, hogy el akar menni vásárolni, és ezt előre nem jelezte, akkor a protokollosnak kötelessége rögtön intézkedni a személy biztonságáról (amennyiben szükséges), a konvoj vagy járművek elérhetőségéről, természetesen jelenlévő sofőrrel egyetemben, és mindent úgy alakítani, hogy az adott személy kérését teljesíthesse. Delegációk találkozásakor nem elhanyagolható téma az ajándékozás, ami nagyon fontos eleme a hivatalos megbeszéléseknek. Ezek előre egyeztetett folyamatok, hogy ne legyen olyan helyzet, hogy az egyik fél készül valamivel, a másik pedig nem, hiszen ez a hétköznapi életben is elég kellemetlen tud lenni, nemhogy egy ilyen helyzetben, valamint az ajándék értéke is fontos tudnivaló. A kiválasztási szempontok között vegyük figyelembe, hogy „ne legyen lekötelezően drága; ha lehet; magyar legyen; vezessünk nyilvántartást róluk, hogy visszatérő vendég ne kapja ugyanazt, mint előzőleg”. A szervezés elkezdéséhez első szempont mindhárom eseménynél az, hogy megtudjuk, kik jönnek. A nevükön és beosztásukon kívül szükséges információ, hogy van-e védett személy. Fontos tudni, hogy mikor érkeznek és mikor távoznának, valamint milyen közlekedési eszközzel érkeznek országunkba, és mivel távoznak. Tisztázni kell, hogy az ország Nagykövetsége milyen mértékben száll be a szervezésbe, valamint van-e valamilyen külön igényük. A Nagykövetség fontos szereplő, hiszen kapcsolatot tart a fogadó és a meghívott fél között. Természetesen még a szervezés közben sok információ után kell érdeklődni (például munkaebéd esetén ételallergia, különleges kívánság). Ha már megvan minden alapvető adat, akkor először a szállás lefoglalásával kezdődik a művelet, amit a már említett esetekben a magyar fél keres, és az Albán Nagykövetség választja ki, melyik a legideálisabb. Mint már említettem, nem csak az árat és a színvonalat kell figyelembe venni, hanem többek között a parkolási lehetőséget is, hiszen van olyan budapesti hotel, ami egy nagyobb konvoj esetében nem minősül jó választásnak, hiszen nem férne el ez az a 10-15 autó az épület előtt. Második legfontosabb teendő a tolmács kiválasztása és értesítése. A tolmács neme ezesetben nem fontos, de a hölgyprogramok esetében illik női tolmácsot kérni. Fontos, hogy a tolmács a fordított szöveggel kapcsolatban nem fejezheti ki véleményét, és nem is módosíthat az elhangzott beszéden. A tolmács munkáját azzal segíthetjük, hogy reggel autót küldünk érte, majd a munka elvégeztével hazavitetjük. Ezek után jöhet a szabadidő kitöltése, ugyanis a hivatalos látogatások többnapos esemény során nem töltik ki a rendelkezésre álló időt, sőt, mint a fentiekben leírtak is bizonyítják, előfordul, hogy végül minden hivatalos megbeszélés egy napra esik, így felszabadítva számtalan órát. Ilyenkor a Nagykövetség is szervez programokat, mint például Gent Cakaj miniszter úr esetében az állófogadás, vagy Ilir Meta köztársasági elnök úr ittlétekor a hajózással egybekötött vacsora. De nem csak a Nagykövetség, hanem a magyar fél is szervezhet nem hivatalos programokat, mint a Gödöllői Királyi Kastély meglátogatása, amit végül a Nagykövetséggel együtt szerveztek meg. Nem utolsó sorban szeretném felhívni a figyelmet arra, hogy az állófogadással kapcsolatban is vannak szabályok, olyanok, mint például, hogy a házigazdának illik beszédet mondania, ami meg is történt Ilir Meta elnök és Gent Cakaj miniszter úr látogatásánál szervezett fogadáson. Fontos, hogy a beszédekhez mindig kell hangosítást biztosítani, hiszen minden résztvevő szeretné hallani az elhangzott mondatokat. Ha szükséges tolmács (az általam feldolgozott eseteknél nem volt), akkor számára is külön mikrofont szükséges biztosítani. Mindezt áttanulmányozva kijelenthetem, hogy megerősítést nyertem abban, hogy egy ilyen program megszervezése sok erőfeszítést és időt vesz igénybe, de az utóbbi nem mindig adatik meg, így szervezőként nagyon gyorsan és összeszedetten kell bizonyos kérdésekben dönteni. Valamint azon hipotézisemet még egyszer megerősíteném, hogy javarészt nem az itt töltött időtartamtól (napok számától) függ a megszervezés menete, hanem inkább a delegáció fokától.

Intézmény

Budapesti Gazdasági Egyetem

Kar

Külkereskedelmi Kar

Tanszék

Nemzetközi Kapcsolatok Tanszék

Tudományterület/tudományág

NEM RÉSZLETEZETT

Szak

Nemzetközi gazdálkodás

Konzulens(ek)

Mű típusa:	diplomadolgozat (NEM RÉSZLETEZETT)
Kulcsszavak:	delegáció, diplomácia, esemény, magas fokú, programszervezés
SWORD Depositor:	Archive User
Felhasználói azonosító szám (ID):	Archive User
Rekord készítés dátuma:	2021. Szep. 22. 06:23
Utolsó módosítás:	2022. Ápr. 02. 09:47

Actions (login required)

Tétel nézet